Quem não quer ter mais produtividade no trabalho? Ao aumentá-la você ganha mais tempo para fazer suas tarefas, para criar novos projetos e assim, se tornar um destaque em meio aos colegas.
Para ajudá-lo nessa tarefa, é possível lançar mão da tecnologia. Ela é uma grande aliada quando o assunto é produtividade no trabalho. Existem também diversas técnicas e ferramentas extremamente úteis para essa finalidade.
Vejamos algumas formas simples de como melhorar a produtividade no trabalho com técnicas e ferramentas realmente úteis:
1. Trello
O Trello é uma plataforma na qual você pode formar uma equipe e adicionar um quadro para cada grupo da empresa. Por exemplo, é possível criar um quadro de marketing, outro de vendas ou então um apenas para você organizar as suas tarefas.
Dentro de cada quadro, você criará cartões, um para cada tarefa do dia, e poderá organizar toda a sua semana, mês ou qualquer outro período.
Além de poder utilizar o Trello pelo computador ou notebook, ele também pode ser usado pelo aplicativo em tablets e smartphones.
2. Rescue Time
Que tal saber o quanto as redes sociais estão roubando o seu tempo? Já conseguiu contabilizar quanto tempo você gasta dando aquela espiadinha no Facebook ou no Instagram? O Rescue Time faz isso para você.
Para utilizar é bem fácil. Você só precisa acessar o site, baixar o programa e fazer a instalação por um computador ou notebook. Após isso, basta aguardar os relatórios que o programa oferece. Assim, ele se torna uma ótima ferramenta de gerenciamento de tempo.
Ele também pode ser utilizado no smartphone — local pelo qual mais acessamos as redes sociais — e também como plugin em navegadores. Dessa maneira fica muito mais fácil evitar a procrastinação e aumentar a produtividade no trabalho.
3. Pomodoro
Já ouviu falar na técnica Pomodoro? Ela foi criada por um italiano que utilizou um daqueles cronômetros de cozinha em forma de tomate (por isso o nome pomodoro) para gerenciar o tempo de suas tarefas.
Ele percebeu que seu rendimento era maior quando fazia intervalos de descanso entre períodos de trabalho. Por exemplo, a cada 30 minutos realizando as tarefas, 5 minutos de descanso.
Essa é uma técnica excelente, pois permite que a mente e o corpo descansem um pouco em vários intervalos durante o dia. Por exemplo, dar uma pausa e sair da frente do computador por 5 ou 10 minutos a cada hora é uma ótima forma de evitar problemas de coluna e circulatórios.
4. Google Keep
Você costuma esquecer de fazer algumas coisas durante o dia como ligar para alguém ou enviar um documento? Esse tipo de situação está cada vez mais normal no nosso dia a dia.
Os níveis de estresse podem prejudicar a memória, além disso, a nossa mente só arquiva o que é realmente importante. Porém, para isso, a nova informação precisa estar relacionada com algo. O melhor mesmo é anotar para não ocupar mais espaço em um local já bastante lotado.
O Google Keep é uma ferramenta que funciona tanto pelo notebook ou computador quanto em smartphone ou tablets pelo aplicativo. São blocos de nota em formato digital. Você cria os seus lembretes podendo adicionar imagens, compartilhar com outras pessoas e criar alarmes.
5. Matriz de Eisenhower
Para quem tem a sensação de que tem muitas tarefas para realizar em um mesmo dia e tem dificuldade em estabelecer prioridades, a Matriz de Eisenhower pode ser a solução.
A metodologia, criada pelo americano Stephen R. Covey, autor do livro “Os sete hábitos de pessoas altamente eficazes”, consiste em distribuir suas tarefas em quatro quadrantes com dois eixos: importância e urgência. Cada seção recebe um nível, que vai de 1 a 4, e são divididas da seguinte forma:
1 - Para tarefas que são ao mesmo tempo importantes e urgentes;
2 - Para tarefas que são importantes, mas não urgentes;
3 - Para tarefas que não são importantes, mas são urgentes;
4 - Para tarefas que não são importantes e nem urgentes.
Ao fazer essa separação, você consegue estabelecer a prioridade de cada tarefa, além de identificar o que você pode delegar para outras pessoas. Assim é possível tornar sua rotina mais produtiva e reservar mais tempo para aquelas atividades que são mais relevantes.
6. Last pass
Esse aplicativo é indicado para aquelas pessoas que precisam guardar muitas senhas, tanto na vida pessoal, quanto no trabalho.
Se pararmos para pensar, essa necessidade se encaixa na vida da maioria dos indivíduos, certo? Afinal, é preciso senha para acessar o celular, o e-mail, a conta do banco, as redes sociais e também para todas aquelas ferramentas necessárias para a realização das nossas tarefas diárias no mundo corporativo, que muitas vezes foram criadas por outras pessoas e não seguem um padrão lógico.
O Last Pass então promete solucionar esse problema. De forma simples e segura, essa ferramenta guarda todas as senhas para você. Basta salvar sua senha uma vez e ela estará disponível sempre que você precisar. E o melhor, suas senhas podem ser acessadas de qualquer lugar através do computador, smartphone e até mesmo do smart watch.
Você pode usar a ferramenta também para fazer compras na internet ou criar senhas seguras para proteger suas contas de hackers. Além disso, você pode permitir o acesso seguro das suas senhas à amigos e familiares em casos de emergência.
7. Any.do
Esse aplicativo não deixa você esquecer de nenhum evento ou tarefa. O Any.do sincroniza sua agenda de forma automática e permite que você gerencie suas atividades de um jeito prático. Ele também permite o compartilhamento de listas e a distribuição de tarefas entre os usuários.
O Any.do funciona como um planner digital, no qual você consegue criar um processo de realização de atividades produtivo, com lembretes de localização, tempo, subtarefas, notas e anexos. Para ajudar o usuário a cumprir os prazos determinados, ele permite a criação de um planejador diário e até oferece um modo de foco.
O mais interessante, no entanto, é que você não precisa adicionar suas tarefas manualmente, é possível fazer isso por voz. Basta apertar o botão com o ícone de microfone e informar a sua atividade. Já, para remover as tarefas realizadas, basta balançar o celular.
Disponível para Android e IOS, o Any.do ajuda a organizar sua agenda em poucos minutos, deixando sua rotina mais produtiva.
Melhorar a produtividade no trabalho é algo que depende muito mais da sua força de vontade para criar novos hábitos e disciplina. As ferramentas ajudam e muito, mas é você quem precisa tomar a decisão de querer ser sempre mais produtivo.
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